Regras de Faturação

• São necessárias ordens de compra para todas as despesas faturadas a terceiros incorridas pela Lhoist. Os fornecedores não devem aceitar qualquer encomenda ou instrução de entrega de bens ou serviços da Lhoist sem que lhes seja atribuído um número de Ordem de Compra. Poderão ser possíveis exceções, que serão identificadas caso a caso.  
   
• Os números das ordens de compra devem ser mencionados em todas as faturas, notas de entrega e correspondência relacionada. As faturas sem número de ordem de compra serão colocadas em espera até que seja fornecido um número de ordem de compra válido, e as entregas de bens ou serviços sem uma ordem de compra válida serão recusadas. Isto pode resultar em atrasos nos pagamentos até que a fatura seja corrigida com as informações necessárias. 

As notas de crédito devem mencionar a fatura específica que está a ser corrigida e devem incluir as mesmas informações que a fatura a que se referem.

• A utilização de faturas eletrónicas em pdf é preferida e incentivada. Se a sua empresa gera faturas eletrónicas, estas devem ser enviadas por correio eletrónico para o endereço de correio eletrónico relacionado com a entidade jurídica da Lhoist a quem está a faturar. Este endereço é referido em cada ordem de compra. 
  • ISe não gera faturas eletrônicas, os documentos originais devem ser enviados pelo correio para a entidade legal mencionada na Ordem de Compra. 
     

• Para garantir o processamento oportuno de vossas faturas: 

  • As faturas devem incluir apenas um número de Ordem de Compra. Se uma fatura incluir itens de múltiplas Ordens de Compra, a fatura será devolvida. 

  • As faturas devem estar alinhadas com os dados fornecidos na Ordem de Compra, ou seja, 

    • A mesma empresa da Lhoist que a Ordem de Compra 

    • A mesma moeda indicada na Ordem de Compra 

    • Sempre que possível, as linhas da fatura devem fazer referência ao número correspondente da linha da Ordem de Compra. 

• Além disso, para faturas eletrónicas em PDF: 
  • ada fatura deve ser um documento PDF separado 

  • E-mails devem incluir apenas uma fatura e não devem ter nenhum outro anexo (por exemplo, assinaturas) 

  • O assunto do e-mail deve começar com Fatura / Invoice / Facture / Faktuur / Rekening / Rechnung, etc. 

Para as exceções identificadas para as quais nenhuma Ordem de Compra foi emitida, o endereço de e-mail completo da pessoa da Lhoist solicitando o serviço/bens deve ser claramente indicado na fatura. Se não tiver o endereço de e-mail, o nome completo da pessoa da Lhoist deve ser mencionado. Se estas informações estiverem ausentes, a fatura será retida até que essas informações sejam fornecidas. Isso pode resultar em atrasos no pagamento.

Naturalmente, todas as faturas enviadas - em papel ou eletronicamente em formato PDF - devem respeitar os requisitos legais. No caso de informações legalmente exigidas estarem ausentes, a fatura será recusada e uma nova fatura, respeitando todas as informações legais, deve ser emitida. 

Note que não há alterações nos termos de locais de entrega. Bens e serviços encomendados devem continuar a ser entregues no local da Lhoist mencionado na Ordem de Compra ou na comunicação trocada em caso de exceções sem Ordem de Compra. 

 

Contas a Pagar e Departamento de Compras da Lhoist